Studiu: 8 din 10 firme mici și mijlocii vor să facă trecerea la digitalizarea proceselor bazate pe hârtie

digitalizarea proceselor

Peste 80% din firmele mici si mijlocii vor sa elimine hârtia din procese precum facturarea, raportarea financiara, formularele de resurse umane si juridice, totul pentru a favoriza alte procese de business.

Xerox a publicat un studiu  in care a inclus peste 1000 de companii din Statele Unite ale Americii, Regatul Unit, Franța si Germania in care arata că respondenții se așteaptă să producă aceasta schimbare in următoarele 12 luni.

Peste 45% din respondenți au confirmat ca procesele bazate pe hârtie consuma foarte mult timp, iar 6 din 10 considera ca acest lucru are un impact considerabil asupra profiturilor.

In cursa pentru digitalizarea proceselor bazate pe hârtie, majoritatea IMM-urilor vor avea nevoie de ajutorul experților, deoarece doar 20% din respondenți sunt la curent cu ultimele soluții digitale din piață. Studiul mai arata ca 47% din companii vor apela la un furnizor de echipamente de birou si ca 20% la furnizorul de servicii IT.

“Schimbarea poate fi copleșitoare pentru firmele mici și mijlocii, dar există multe moduri prin care se poate asigura evoluția în direcția corectă”, afirma John Corley, președinte Channel Partner Operations, Xerox. “Pe măsură ce IMM-urile fac trecerea la digital, este important să înțeleagă modul în care tehnologia – cum ar fi aplicațiile pentru imprimante și serviciile de management al documentelor – poate veni în sprijinul viziunii și strategiei lor, pentru a se asigura că transformarea digitală va fi un real succes.”

Raportul “2017 Office Productivity Trends to Improve the Bottom Line” este disponbil: Descarca

Prioritățile care influențează deciziile de business
Studiul, realizat de firma independentă de cercetare de piață Coleman Parkes Research, arată că o creștere a nivelului de productivitate este o prioritate pentru IMM-uri, pe lângă dezvoltarea business-ului și reducerea costurilor de imprimare. Alte rezultate ale studiului includ:

  • 28% din respondenți au declarat că au făcut progrese semnificative privind implementarea planurilor de digitalizarea proceselor bazate pe hârtie, Franța (cu 33%) fiind țara cea mai avansată din acest punct de vedere.
  • IMM-urile din Statele Unite sunt în urmă cu planurile de digitalizare a proceselor, 41% din respondenți aflându-se în primele stadii ale implementării, comparativ cu media de 37%.
  • 12% din toate IMM-urile se află la 1-3 ani distanță de momentul implementării.

Pe lângă importanța acordată digitalizării și automatizării, IMM-urile explorează, de asemenea, alte zone în care să îmbunătățească nivelul de productivitate, cum ar fi:

  • Serviciile de management al documentelor (MPS): Dintre firmele mici și mijlocii chestionate, 42% au un contract de MPS, în timp ce 40% au declarat că au în plan încheierea unui astfel de contract în următorul an. 66% cheltuiesc mai mult de 1.000 de dolari lunar pentru activitățile de imprimare, ceea ce reprezintă o sumă semnificativă. Companiile care au contracte de MPS și-au redus costurile și consumul de hârtie și și-au îmbunătățit gestionarea costurilor de imprimare.
  • Mobilitatea: Până la finalul anului 2017, 23% din IMM-uri cred că dispozitivele mobile vor fi complet integrate în fluxurile de lucru. Astfel, 66% din IMM-uri au inclus imprimarea mobilă în inițiativele lor legate de mobilitate, în timp ce 27% plănuiesc să o facă în decursul anului următor. Principalii factori care au influențat decizia sunt legați de optimizarea productivității angajaților care lucrează de la distanță, nevoia clienților de a accesa informații de oriunde s-ar afla și de serviciile pentru clienți îmbunătățite și mai rapide.
  • Securitatea: Este din ce în ce mai important pentru IMM-uri să își țină în siguranță informațiile importante de business, în contextul în care volumul de date crește. Drept rezultat, 56% din IMM-uri includ acum imprimantele și/sau echipamentele multifuncționale în strategiile lor de securitate.

IMM-urile din Statele Unite și Europa de Vest cheltuiesc anual 40 de miliarde de dolari pe echipamente de birou și serviciile de imprimare aferente1, iar Xerox sprijină aceste companii să își îmbunătățească procesele. Compania a lansat o serie de soluții care ajută IMM-urile să automatizeze procesele, să optimizeze mobilitatea și să micșoreze costurile de imprimare cu ajutorul MPS.

Tehnologia Xerox ConnectKey® automatizează procesele manuale bazate pe hârtie și ajută utilizatorii mobili să colaboreze, în mod eficient și ușor, chiar și în afara biroului. De asemenea, Xerox a încheiat parteneriate cu Cisco și McAfee, pentru a asigura un nivel de securitate ridicat al echipamentelor de imprimare.

Metodologia de cercetare1.021 de IMM-uri cu venituri anuale între sub 6 milioane de dolari și peste 305 milioane de dolari au luat parte la studiul online, finalizat în septembrie 2016. Studiul “Tendințe în 2017 privind productivitatea la birou pentru a crește profitul” a fost realizat de firma de cercetare independentă Coleman Parkes Research, la cererea Xerox. Respondenții sunt senior manageri de business din departamentele de operațiuni, finanțe și IT, precum și proprietari ale unor firme mici. IMM-urile participante la studiu au între 50 și 1.000 de angajați și au sediul în Statele Unite, Regatul Unit, Franța și Germania. 293 de companii prezente la studiu erau din Statele Unite.

Sursa: Xerox.ro

Xerox a lansat la Internet & Mobile World 2016 soluția ECM DocuShare 7.0

Xerox IMWorld DocuShare 7

Xerox Romania a lansat la Internet & Mobile World 2016, Xerox® DocuShare 7.0, cea mai recentă versiune a platformei Enterprise Content Management (ECM) dezvoltată de companie. Soluția permite companiilor să implementeze un mecanism performant de management al conținutului pentru un control eficient al documentelor și productivitate sporită.

 

”Ne bucurăm să începem parteneriatul cu High-Tech Systems and Software printr-o premieră pe plan local, și anume, lansarea Xerox DocuShare 7.0”, a afirmat Mihai Paraschiv, Business Solutions şi Partner Manager Xerox România. ”Mobilă și intuitivă, noua versiune a platformei asigură colectarea, administrarea, protejarea informațiilor importante și distribuirea conținutului digital şi fizic, contribuind la buna desfășurare a activității companiilor.”

 

”Xerox DocuShare 7.0 ajută angajații să fie mai eficienți, concentrându-se asupra intersecției dintre oameni, procese și documente. Se creează, astfel, fluxuri de lucru ce îmbină digitalul cu analogicul, se elimină timpii morți și crește productivitatea generală a companiilor. În concluzie, timpul de consultare, revizuire și semnare a unui contract de către mai mulți actori în cadrul unui act administrativ-economic, de exemplu, se poate reduce cu cel puțin 80%”, adaugă Mihai Paraschiv.

 

“Considerăm că atât experiența High-Tech Systems and Software ca integrator Enterprise de soluții software și hardware, cât și calitatea produselor Xerox sunt componentele ideale pentru dezvoltarea unui produs mai puternic, mai flexibil, capabil să răspundă prompt la nevoia de control și creștere a productivității din cadrul oricărui tip de business din regiune”, a afirmat Mitu Morega, Business Development Manager HTSS.

Afla mai multe despre solutia Xerox ECM  Xerox DocuShare

DocuShare 7.0 gestionează și stochează centralizat informația la fața locului sau în cloud, facilitând colaborarea între angajați, clienți și parteneri prin găsirea rapidă a documentelor și punerea lor la lucru prin motorul puternic de gestionare a fluxurilor de business. Noua soluție se integrează nativ cu ecosistemul de echipamente Xerox ConnectKey, documentele scanate putând fi, astfel, direcționate automat către fluxuri de lucru personalizate pe baza rolurilor și funcțiilor îndeplinite în companie.

Peste 5.500 de companii din peste 90 de țări, inclusiv România, ce folosesc Xerox DocuShare, au observat beneficii remarcabile în utilizarea soluției, printre care se numără:

  • Reducerea cu până̆ la 80% a timpului petrecut pentru găsirea informațiilor
  • Reducerea cu 50% a cheltuielilor operaționale
  • Câștiguri semnificative şi reducerea deșeurilor datorită unui consum mai mic de hârtie şi energie
    Recuperarea informațiilor în caz de forță̆ majoră, în așa fel încât acestea sunt mereu protejate şi accesibile
  • Respectarea normelor legislative prin versionări și audituri cuprinzătoare

La Internet & Mobile World 2016 experții Xerox și HTSS demonstrează la stand modul în care platforma Xerox DocuShare 7.0 poate ajuta companiile să administreze eficient cantități enorme de documente, în format digital şi tipărit. De asemenea, Thierry Lavialle, Sales Director Xerox Content Management și Mitu Morega, Business Development Manager HTSS, susțin în prima zi a evenimentului, pe scena Enterprise Solutions, prezentarea ”Make your business more productive by empowering your content”.

sursa Xerox.ro

Aplicaţii noi pentru platforma Xerox ConnectKey

Xerox lanseaza o intreaga gama de actualizari pentru platforma ConnectKey, extinzand astfel caracteristicile echipamentelor multifunctionale (MFP). Cele 14 echipamente multifunctionale Xerox i-Series, care au incorporata tehnologia ConnectKey, sunt dotate cu aplicatii gata de utilizare, care accelereaza procesele de business bazate pe hartie, fac colaborarea intre utilizatori mai usoara si eficientizeaza munca.

“Imaginati-va un echipament multifunctional care poate traduce un document in peste 35 de limbi, sau care poate fi personalizat pentru a satisface nevoile de business particulare ale clientilor”, spune Jim Rise, senior vice president, Office and Solutions Business Group, Xerox. “Echipamentele multifunctionale i-Series care au incorporata tehnologia ConnectKey ofera toate aceste servicii si multe altele. Ele permit companiilor sa faca mai mult decat sa imprime, scaneze, sa trimita faxuri si sa copieze, si le ofera partenerilor autorizati instrumentele de care au nevoie pentru a atrage noi surse de venituri recurente.”

Echipamentele multifunctionale cu platforma ConnectKey incorporata – o combinatie de tehnologie si software – ofera un avantaj substanţial companiilor de toate dimensiunile. In plus, Xerox a fost, recent, premiata de firma de cercetare IDC pentru solutiile sale privind echipamentele multifunctionale dotate cu tehnologia ConnectKey.

Caracteristici extinse pentru multifunctionale

Echipamentele multifunctionale care au incorporata tehnologia ConnectKey se adapteaza la modul de lucru al companiilor – in miscare, in mediul virtual si in cloud – dandu-le posibilitatea sa valorifice tendintele de pe piata, provocarile si oportunitatile:

Noua aplicatie Xerox Easy Translation Service ajuta partenerii si companiile sa profite de piata de servicii si tehnologie pentru traduceri, in valoare de 38 de miliarde de dolari. Prima solutie de acest tip din lume permite utilizatorilor sa scaneze un document prin intermediul echipamentului multifunctional, sa faca o fotografie cu telefonul personal sau sa o incarce pe un portal web. Serviciul poate apoi sa traduca, rapid si in siguranta, informatii importante, in peste 35 de limbi, oferind, astfel, un avantaj competitiv companiilor si oportunitatea de a atrage noi surse de venituri recurente pentru parteneri.

ConnectKey Apps
ConnectKey Apps

Xerox App Studio 3.0 permite partenerilor autorizati sa construiasca si sa proiecteze un echipament multifunctional, folosind sabloane simple care modifica si personalizeaza interfata de utilizare, pentru a-l sincroniza la procesele de business. Pentru personalizari mai sofisticate, programul Personalized Application Builder (PAB) permite utilizatorilor sa se conecteze cu partenerii pentru a construi aplicatii complexe, care sa indeplineasca nevoile lor particulare privind fluxurile de lucru.

Angajaţii care lucreaza in afara spaţiului dedicat birourilor pot fi mai productivi
Conform IDC, 40% dintre utilizatorii de smartphone-uri si 35% dintre utilizatorii de tablete nu stiu cum sa tipareasca de pe dispozitivele lor. Cu toate acestea, imprimarea mobila se va dezvolta semnificativ in urmatorii doi ani datorita cresterii accesului, atat in interes personal, cat si de business, la continutul digital. Pentru a oferi angajatilor instrumentele de care au nevoie pentru a imprima de pe dispozitivele mobile, echipamentele multifuncţionale i-Series care au incorporata tehnologia ConnectKey au aplicatiile instalate direct pe interfaţa de utilizare.

 Cu @PrintByXerox App, o solutie gratuita de imprimare mobila in cloud, angajatii si cei aflaţi in vizita pot imprima, in siguranta, de pe orice dispozitiv mobil sau dispozitiv conectat la o reţea direct pe un echipament multifuncţional, prin intermediul unei singure adrese de e-mail, fara suport din partea departamentului de IT.

 Aplicaţia QR Code permite utilizatorilor sa se conecteze la un echipament ce are tehnologia ConnectKey printr-o simpla scanare a unui cod QR cu telefonul sau tableta, pentru a imprima si scana documente.

Acces mai usor la serviciile de cloud prin aplicaţii

Galeria de aplicaţii Xerox este pre-instalata direct pe interfata de utilizare pentru a oferi angajaţilor acces usor la o varietate de aplicatii de la Xerox si partenerii sai.

Disponibila acum pe iOS si Android, Mobile Link App permite utilizatorilor sa creeze fluxuri de lucru automatizate pe dispozitivele lor mobile pentru a controla de la distanta un echipament multifuncţional Xerox si a trimite documente pe fax, pe e-mail sau prin servicii de stocare in cloud, cum ar fi Box, Dropbox si Google Drive. O noua funcţie a camerei indreapta fotografiile documentelor realizate cu un dispozitiv mobil si, apoi, angajaţii pot sa le distribuie direct catre
departamentele vizate.

“Pentru a avea succes in mediul de afaceri de astazi, partenerii trebuie sa poata oferi clientilor lor servicii dincolo de hardware”, a declarat Stefan Nilsson, CEO, Foxway International, un partener Xerox de dezvoltare a aplicatiilor. “Prin integrarea tehnologiei ConnectKey cu aplicaţia cloud Foxway, construita cu programul PAB, clientii nostri beneficiaza de aceste caracteristici extinse si de functionalitati noi.”

Securitate imbunataţita
Tehnologia Xerox ConnectKey continua sa ofere protectie, in timp real, impotriva amenintarilor interne si externe. Datorita imprimarii securizate, a scanarii criptate si a posibilitaţii de a sterge istoricul de imprimare, companiile au certitudinea ca documentele raman confidentiale si se pot proteja de scurgerile de informaţii.

Disponibilitate
Noile echipamente multifuncţionale i-Series cu platfoma ConnectKey incorporata sunt disponibile la comanda, in intreaga lume.