Studiu: 8 din 10 firme mici și mijlocii vor să facă trecerea la digitalizarea proceselor bazate pe hârtie

digitalizarea proceselor

Peste 80% din firmele mici si mijlocii vor sa elimine hârtia din procese precum facturarea, raportarea financiara, formularele de resurse umane si juridice, totul pentru a favoriza alte procese de business.

Xerox a publicat un studiu  in care a inclus peste 1000 de companii din Statele Unite ale Americii, Regatul Unit, Franța si Germania in care arata că respondenții se așteaptă să producă aceasta schimbare in următoarele 12 luni.

Peste 45% din respondenți au confirmat ca procesele bazate pe hârtie consuma foarte mult timp, iar 6 din 10 considera ca acest lucru are un impact considerabil asupra profiturilor.

In cursa pentru digitalizarea proceselor bazate pe hârtie, majoritatea IMM-urilor vor avea nevoie de ajutorul experților, deoarece doar 20% din respondenți sunt la curent cu ultimele soluții digitale din piață. Studiul mai arata ca 47% din companii vor apela la un furnizor de echipamente de birou si ca 20% la furnizorul de servicii IT.

“Schimbarea poate fi copleșitoare pentru firmele mici și mijlocii, dar există multe moduri prin care se poate asigura evoluția în direcția corectă”, afirma John Corley, președinte Channel Partner Operations, Xerox. “Pe măsură ce IMM-urile fac trecerea la digital, este important să înțeleagă modul în care tehnologia – cum ar fi aplicațiile pentru imprimante și serviciile de management al documentelor – poate veni în sprijinul viziunii și strategiei lor, pentru a se asigura că transformarea digitală va fi un real succes.”

Raportul “2017 Office Productivity Trends to Improve the Bottom Line” este disponbil: Descarca

Prioritățile care influențează deciziile de business
Studiul, realizat de firma independentă de cercetare de piață Coleman Parkes Research, arată că o creștere a nivelului de productivitate este o prioritate pentru IMM-uri, pe lângă dezvoltarea business-ului și reducerea costurilor de imprimare. Alte rezultate ale studiului includ:

  • 28% din respondenți au declarat că au făcut progrese semnificative privind implementarea planurilor de digitalizarea proceselor bazate pe hârtie, Franța (cu 33%) fiind țara cea mai avansată din acest punct de vedere.
  • IMM-urile din Statele Unite sunt în urmă cu planurile de digitalizare a proceselor, 41% din respondenți aflându-se în primele stadii ale implementării, comparativ cu media de 37%.
  • 12% din toate IMM-urile se află la 1-3 ani distanță de momentul implementării.

Pe lângă importanța acordată digitalizării și automatizării, IMM-urile explorează, de asemenea, alte zone în care să îmbunătățească nivelul de productivitate, cum ar fi:

  • Serviciile de management al documentelor (MPS): Dintre firmele mici și mijlocii chestionate, 42% au un contract de MPS, în timp ce 40% au declarat că au în plan încheierea unui astfel de contract în următorul an. 66% cheltuiesc mai mult de 1.000 de dolari lunar pentru activitățile de imprimare, ceea ce reprezintă o sumă semnificativă. Companiile care au contracte de MPS și-au redus costurile și consumul de hârtie și și-au îmbunătățit gestionarea costurilor de imprimare.
  • Mobilitatea: Până la finalul anului 2017, 23% din IMM-uri cred că dispozitivele mobile vor fi complet integrate în fluxurile de lucru. Astfel, 66% din IMM-uri au inclus imprimarea mobilă în inițiativele lor legate de mobilitate, în timp ce 27% plănuiesc să o facă în decursul anului următor. Principalii factori care au influențat decizia sunt legați de optimizarea productivității angajaților care lucrează de la distanță, nevoia clienților de a accesa informații de oriunde s-ar afla și de serviciile pentru clienți îmbunătățite și mai rapide.
  • Securitatea: Este din ce în ce mai important pentru IMM-uri să își țină în siguranță informațiile importante de business, în contextul în care volumul de date crește. Drept rezultat, 56% din IMM-uri includ acum imprimantele și/sau echipamentele multifuncționale în strategiile lor de securitate.

IMM-urile din Statele Unite și Europa de Vest cheltuiesc anual 40 de miliarde de dolari pe echipamente de birou și serviciile de imprimare aferente1, iar Xerox sprijină aceste companii să își îmbunătățească procesele. Compania a lansat o serie de soluții care ajută IMM-urile să automatizeze procesele, să optimizeze mobilitatea și să micșoreze costurile de imprimare cu ajutorul MPS.

Tehnologia Xerox ConnectKey® automatizează procesele manuale bazate pe hârtie și ajută utilizatorii mobili să colaboreze, în mod eficient și ușor, chiar și în afara biroului. De asemenea, Xerox a încheiat parteneriate cu Cisco și McAfee, pentru a asigura un nivel de securitate ridicat al echipamentelor de imprimare.

Metodologia de cercetare1.021 de IMM-uri cu venituri anuale între sub 6 milioane de dolari și peste 305 milioane de dolari au luat parte la studiul online, finalizat în septembrie 2016. Studiul “Tendințe în 2017 privind productivitatea la birou pentru a crește profitul” a fost realizat de firma de cercetare independentă Coleman Parkes Research, la cererea Xerox. Respondenții sunt senior manageri de business din departamentele de operațiuni, finanțe și IT, precum și proprietari ale unor firme mici. IMM-urile participante la studiu au între 50 și 1.000 de angajați și au sediul în Statele Unite, Regatul Unit, Franța și Germania. 293 de companii prezente la studiu erau din Statele Unite.

Sursa: Xerox.ro

Xerox, lider in cadranul Gartner din 2015 pentru serviciile de management al documentelor si management de continut

Compania Xerox (NYSE: XRX) a fost inclusa, pentru al optulea an consecutiv, de catre Gartner, Inc., in cadranul liderilor din 2015 pentru serviciile de management al documentelor si management de continut la nivel global1. In acest raport, Gartner analizeaza rolul tot mai important al serviciilor de management al documentelor (MPS), alaturi de serviciile de management de continut, acestea din urma fiind in stransa legatura cu MPS si axandu-se pe comunicatiile din interiorul unei organizatii. In noul raport, Gartner premiaza complexitatea viziunii Xerox si capacitatea sa de a o pune in practica.

Noua generatie MPS de la Xeroxinclude trei etape principale – evaluare si optimizare; securizare si integrare; automatizare si simplificare – care fac legatura intre hartie si lumea digitala, astfel clienţii pot tipari mai rentabil, mai convenabil si mai sigur.

“Modul in care este utilizat, distribuit si salvat continutul in mediul actual de lucru, cel mobil, determina succesul implementarii serviciilor de management al documentelor si al continutului”, a spus Joseph Hanania, senior vice president, Global Document Outsourcing, Large Enterprise Operations, Xerox. “Faptul ca ne numaram printre liderii din raportul Gartner reprezinta garanţia ca strategia noastra ajuta clienţii sa-si eficientizeze si sa-si optimizeze procesele de lucru care implica hartie si sprijina indeplinirea obiectivelor de sustenabilitate.”

Cele mai recente exemple ale strategiei Xerox in trei etape includ:

  • Evaluare si optimizare:Xerox Print Awareness Tool este un sistem patentat care incurajeaza angajatii sa fie mai responsabili fata de mediul inconjurator. Prin intermediul tehnologiei ”gamification” (a jocurilor), companiile isi pot reduce amprenta de carbon asupra mediului si isi pot motiva angajatii sa se implice.
  • Securizare si integrare: Analiza datelor contribuie la luarea unor decizii de imprimare mai bune, iar Xerox ajuta companiile sa isi optimizeze mediile de imprimare prin intermediul Xerox Secure Print Manager Suite with User Analytics, care furnizeaza analize privind cine imprima, ce, cand, cat de mult si de unde.
  • Automatizare si simplificare: Xerox isi consolideaza in permanenta ofertele orientate catre diverse industrii. Recent, compania a anuntat implementarea, in Statele Unite, a solutiilor de automatizare a fluxurilor de lucru pentru industria resurselor umane si a asigurarilor, doua segmente de business care opereaza cu fluxuri de lucru multiple. Solutiile Xerox ajuta clientii sa evite blocajele aparute in managementul documentelor si ineficienta. In plus, noile lansari privind solutiile de productivitate pentru companii si utilizatori individuali – Xerox Digital Alternatives si Xerox DocuShare 7.0 – cresc nivelul de eficienta prin automatizarea procesarii documentelor si contribuie la o mai buna gestionare a proceselor zilnice din birouri. Astfel, angajatii nu mai sunt nevoiti sa efectueze manual sarcini care consuma mult timp, cum ar fi distribuirea, adnotarea, stocarea si securizarea documentelor si informatiilor.

De asemenea, in 2015, Xerox a fost desemnat liderul global al pieţei pentru serviciile de management al documentelor de catre Quocirca Ltd.2, precum si lider in raportul IDC MarketScape pentru Evaluarea Furnizorilor de Servicii de Management al Fluxurilor de Lucru din Statele Unite.3